Weiterverrechnen von Spesen – mit oder ohne Mehrwertsteuer?

Gerade bei der Verrechnung von Spesen an Kunden tauchen mehrwert­steuer relevante Fragen auf: Müssen auf die Spesen Mehrwertsteuer verrechnet wer­den? Wird der Nettobetrag (ohne MWSt.) oder der Bruttobetrag (inkl. MWSt.) der Spesen auf die Rechnung gesetzt?

Grundsätzlich muss Mehrwertsteuer auf das Entgelt bezahlt werden und zum Entgelt gehört auch der Ersatz der Kosten, auch wenn diese separat in Rechnung gestellt werden.

So gehören Essen-, Übernachtungs- und Fahrkosten zum Entgelt und werden zum Normalsatz steuerbar. Zum Normalsatz, weil der Rechnungssteller wahr­schein­lich keine Beherbungsleistungen erbringt und somit nicht mit den redu­zier­ten Satz abrechnen darf.

Der Rechnungssteller kann hingegen die Vorsteuer auf den Spesen in Abzug bringen, selbst wenn sie auf die Mitarbeiter lauten.

Es ist am einfachsten, wenn vorgängig mit dem Kunden abgemacht wird, wie anfallende Spesen begleichen werden – so werden auch Mehrwertsteuerfragen gelöst.